Modernizar la administración en tiempos de pandemia

Como dice el refranero popular, “una cosa es predicar y otra dar trigo”. La actual pandemia está siendo una inesperada prueba de fuego para la tan cacareada modernización de las administraciones públicas. En España el paisaje es variopinto, si bien algunos municipios llevan años sembrando. Algunos de ellos están recogiendo ya sus frutos. Al Ayuntamiento de El Puerto de Santa María, por ejemplo, los números le avalan. Solo en el presente año la Sede Electrónica Municipal cuenta con más de 5.000 registros.

Pero responder con garantías al desafío del coronavirus no es algo que se pueda improvisar. El Consistorio portuense lleva, de hecho, una dilatada trayectoria en la vanguardia tecnológica. El teniente de alcalde de Comunicación, Innovación y Administración Electrónica, Javier Bello, asegura que el salto a la digitalización está siendo una de las prioridades del equipo de Gobierno de Germán Beardo.

La empresa municipal El Puerto Global, que el propio Bello preside, es el motor de un proyecto que tiene en la mencionada Sede Electrónica Municipal (https://sede.elpuertodesantamaria.es/) su pilar fundamental. Este portal, una de las principales referencias de Andalucía, se renovó completamente en pleno confinamiento, allá por el principio del mes de abril.

La nueva Sede incluye el Portal del Proveedor, Tributario y de Pagos, que permite a ciudadanos y proveedores relacionarse telemáticamente con el Ayuntamiento de forma mucho más cómoda. De hecho, la hoja de ruta diseñada por El Puerto Global con relación a la e-Administración tiene una doble dirección: la mejora de la eficiencia en los procedimientos internos (gestión de expedientes, etc) y la atención al ciudadano, con la vista puesta, fundamentalmente, en disminuir los plazos de tramitación y ahorrar desplazamientos.

Un confinamiento a pleno rendimiento 

Precisamente esta última premisa ha sido primordial tras la declaración del Estado de Alarma. La rápida implantación del teletrabajo y de la cita previa en la Oficina de Atención a la Ciudadanía permitieron al Ayuntamiento seguir funcionado casi a pleno rendimiento, evitando aglomeraciones y cumpliendo con las estrictas medidas de seguridad sanitaria. Pero, como ya hemos señalado, una respuesta de esta magnitud no puede improvisarse. Bello insiste en que “sin la planificación y la coordinación de El Puerto Global hubiera sido imposible reaccionar ante la urgencia del coronavirus”. Y es que, en apenas unos días, la empresa consiguió que en torno a 150 empleados municipales tuvieran su puesto de trabajo operativo en su propio domicilio. 

En palabras de Bello, “El Puerto Global ha facilitado, desde el inicio del Estado de Alarma, un despliegue masivo de infraestructura para que los empleados municipales pudieran teletrabajar durante el confinamiento, anteponiendo así tanto la seguridad de los trabajadores como la información y los procesos municipales”. En este sentido explica que “aunque las dos primeras semanas fueron las más críticas, ya que la transición al teletrabajo se realizó en tiempo récord en un contexto complicado, los mismos trabajadores del Ayuntamiento supieron adaptarse al nuevo escenario, obteniendo unos resultados que están a la vista, pues no sólo no se ha parado nada, sino que se ha sacado adelante muchísimo trabajo atrasado”.

Las TIC al servicio de los más desfavorecidos

Para el Ayuntamiento de El Puerto las TIC son una herramienta con la que paliar los duros efectos sociales provocados por la crisis sanitaria. El pasado mes de julio el Consistorio y el Instituto Nacional de la Seguridad Social acordaron recabar los datos del empadronamiento histórico y colectivo exigido para solicitar el Ingreso Mínimo Vital.

Este acuerdo evitó que los solicitantes tuvieran que efectuar el trámite de forma personal. Poco más de un mes antes, el Gobierno Municipal rubricó otro convenio dirigido a estrechar la colaboración entre la administración local y las entidades sociales mediante la instauración de un Sistema de Información y Coordinación en Red en materia de ayudas sociales a familias en situación de necesidad. 

Previamente, en el mes de abril, Radio Puerto -la emisora municipal gestionada por El Puerto Global-, gracias a la generosidad de un empresario local, dotó de señal wifi a 117 familias portuenses con necesidades, rompiendo así el aislamiento al que estaban abocadas por la restricción de movimientos. Para seguir cerrando la brecha digital, El Puerto Global, con la colaboración de Ruth Amaya, hizo entrega de quince ordenadores portátiles, dos ordenadores de sobremesa y seis tabletas a familias registradas en la Oficina de Emergencia Social, cuyos hijos no podían seguir el ritmo de las actividades escolares.

Un catálogo de trámites en permanente crecimiento

Durante estos meses de pandemia la Sede Electrónica Municipal ha ampliado considerablemente su catálogo de trámites, incluyendo también toda la información actualizada sobre la Covid-19 y las medidas tomadas por la administración local para mitigar sus efectos. Asimismo, la nueva Sede ha mejorado el acceso a los trámites, para que sean más sencillos y comprensibles en su gestión. En esta línea se ha habilitado un motor de búsqueda para localizar los trámites de forma directa. 

Entre los trámites incorporados a la Sede cabe destacar que los proveedores del Ayuntamiento pueden consultar en tiempo real la situación de sus facturas, tanto las presentadas telemáticamente como las que han tramitado de modo presencial.

Igualmente, ahora también se puede consultar e imprimir la información individual incluida en los modelos 347 y 190. Otras gestiones que ahora se pueden completar de manera telemática son: modificar los datos personales, consultar la situación de la deuda global tributaria, solicitar un cambio de domicilio fiscal o del domicilio para las notificaciones, consultar y solicitar el alta/ baja o la variación de la domiciliación bancaria, pagar las liquidaciones, así como emitir y pagar las autoliquidaciones. Más recientemente, podemos destacar otros dos importantes hitos para la e-administración: la tramitación on line del Certificado de Empadronamiento y del Certificado Urbanístico.

Los retos del futuro

A través de la Comisión de Modernización, el Consistorio y El Puerto Global continúan trabajando en las distintas tareas recogidas en el Plan de Implantación de Administración Electrónica Municipal. De momento, ya está terminado el borrador de la Ordenanza de Administración Electrónica, que, en palabras de Bello, recogerá todos los avances y estará “enfocada a la simplificación de los servicios digitales que necesita la ciudadanía portuense”.  

Otras iniciativas importantes que la Comisión de Modernización está a punto de culminar son la digitalización del Archivo Municipal y la implantación de la Notificación Electrónica.

Aun valorando los avances logrados, para el teniente de alcalde de Comunicación, Innovación y Administración Electrónica no hay lugar para el conformismo, sabedor de que la llamada revolución tecnológica que vive el planeta no ha hecho más que empezar. “Estamos acometiendo una modernización digital del Ayuntamiento que no tiene precedentes, pero que tenemos que convertirla en definitiva”, asegura el joven concejal, quien no pierde de vista que el objetivo último es “mejorar el servicio que estamos prestando a la ciudadanía, lo que se está traduciendo en la eliminación de la burocracia y en la simplificación del funcionamiento de la administración local, objetivos insertos en las diez medidas más urgentes que impulsa el gobierno liderado por Germán Beardo”.